Karlsruher Go-Turnierhandbuch/V

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Karlsruher Go-Turnierhandbuch
Das Karlsruher Go-Turnierhandbuch ist eine (noch unvollständige) Sammlung von Dokumenten, um die Organisation von Gospiel-Events zu erleichtern.

V. Teilnehmerregistrierung und -management


V. Teilnehmerregistrierung und -management

A. Einladung und Werbung für das Turnier

  1. E-Mail-Einladungen mit Newsletter-Anmeldung: Biete den Spielern die Möglichkeit, sich für einen Newsletter anzumelden, um regelmäßige Updates und Einladungen zu erhalten. Durch die Anmeldung stellen die Spieler sicher, dass der Versand nicht als Spam aufgefasst wird und sie stets über bevorstehende Turniere informiert sind.
  2. Online-Werbung auf We.network: Nutze Social Media wie We.network, um das Turnier zu bewerben. Erstelle Veranstaltungsankündigungen und teile sie mit der Community, um das Interesse potenzieller Teilnehmer zu wecken und die Reichweite deiner Werbung zu erhöhen.
  3. Flyer und Poster: Gestalte ansprechende Flyer und Poster mit allen relevanten Informationen zum Turnier und hänge sie in Go-Vereinen, Spielgeschäften und anderen öffentlichen Orten aus. Achte darauf, die Möglichkeit der Newsletter-Anmeldung auf den Flyern zu erwähnen, um Interessenten zu ermutigen, sich für weitere Updates anzumelden.
  4. Ankündigungen auf Go-Websites: Teile Informationen über das Turnier auf bekannten deutschen Go-Websites für Turnierankündigungen. Verweise auf eine Liste der aktuellen Go-Websites im Anhang, damit Interessenten weitere Informationen finden können.
  5. Pressemitteilungen mit Muster in der Anlage: Verfasse eine Pressemitteilung über das bevorstehende Turnier und sende sie an lokale Medien. Füge Muster der Pressemitteilung als Anhang hinzu, um anderen Organisatoren die Erstellung eigener Pressemitteilungen zu erleichtern.
  6. Veröffentlichung der Namen der Vorangemeldeten: Veröffentliche regelmäßig eine Liste der Vorangemeldeten auf der Turnierwebsite oder in anderen Werbematerialien. Dies motiviert potenzielle Teilnehmer, sich ebenfalls anzumelden, wenn sie sehen, dass bekannte Spieler bereits teilnehmen. Stelle sicher, dass es eine Möglichkeit für Spieler gibt, sich aus dieser Veröffentlichung herauszunehmen, um ihre Privatsphäre zu schützen.

Indem du diese Werbemaßnahmen kombinierst und sicherstellst, dass die Spieler jederzeit über neue Entwicklungen informiert sind, kannst du das Interesse an deinem Go-Turnier steigern und eine erfolgreiche Veranstaltung organisieren.

B. Online-Registrierungssysteme und -tools

Der Badische Go-Verein nutzt ein Formular auf seiner eigenen Wordpress-Website. Weitere Vorschläge von ChatGPT sind (ungeprüft):

  1. Google Forms ist ein einfaches und benutzerfreundliches Tool, mit dem du benutzerdefinierte Registrierungsformulare erstellen und die eingegangenen Anmeldungen verwalten kannst. Die Ergebnisse werden automatisch in Google Sheets gespeichert, was die Verwaltung der Registrierungen erleichtert. (Google Forms)
  2. Eventbrite ist eine beliebte Plattform für die Veranstaltungsplanung und -registrierung. Mit Eventbrite kannst du benutzerdefinierte Registrierungsformulare erstellen, Zahlungen abwickeln, Teilnehmer verwalten und Marketingaktionen durchführen. (Eventbrite)
  3. Challonge ist eine Plattform, die sich auf die Organisation und Verwaltung von Turnieren spezialisiert hat. Du kannst benutzerdefinierte Turnierstrukturen erstellen, Registrierungen verwalten, Spielpläne erstellen und Ergebnisse verfolgen. (Challonge)
  4. TourneyMachine ist eine umfassende Plattform für die Planung und Durchführung von Sportturnieren. Es bietet Funktionen wie benutzerdefinierte Registrierungsformulare, Spielpläne, Live-Updates und Ergebnisverfolgung. (TourneyMachine)
  5. Toornament ist eine Turniermanagementplattform, die speziell für die Durchführung von E-Sport- und Gaming-Turnieren entwickelt wurde. Es bietet umfangreiche Funktionen für die Registrierung, Turnierstrukturierung, Spielplangenerierung und Ergebnisverfolgung. (Toornament)
  6. Smash.gg S ist eine weitere Plattform, die sich auf die Organisation von E-Sport-Turnieren konzentriert. Es bietet benutzerdefinierte Registrierungsformulare, Turnierstrukturierung, Match-Verwaltung und Live-Streaming-Integration. (Smash.gg)

C. Teilnehmerkommunikation vor dem Turnier

  • Willkommens-E-Mail: Versende eine Willkommens-E-Mail an alle registrierten Teilnehmer, um sie über wichtige Informationen zum Turnier zu informieren. In der E-Mail solltest du das Datum, den Veranstaltungsort, die Turnierstruktur, die Anmeldegebühren (falls vorhanden) und andere relevante Details erwähnen. Biete auch Kontaktinformationen an, falls die Teilnehmer Fragen haben. In der E-Mail kannst du ein iCalendar-Anhang anfügen, damit Teilnehmer das einfach in ihren Kalender aufnehmen können.
  • FAQ-Dokument: Erstelle ein FAQ-Dokument, das häufig gestellte Fragen der Teilnehmer beantwortet. Teile dieses Dokument in den Willkommens-E-Mails und ermutige die Teilnehmer, es bei Bedarf zu konsultieren. Dies kann dazu beitragen, wiederholte Anfragen zu reduzieren und den Teilnehmern mehr Selbsthilfemöglichkeiten zu bieten. Diese Informationen am besten auf die Turnier-Webseite schreiben und verlinken.
  • Kommunikationsplattform: Richte eine Kommunikationsplattform ein, wie z.B. einen Kanal im deutschen We.network, auf der sich die Teilnehmer vor dem Turnier austauschen können. Dies ermöglicht es den Teilnehmern, sich kennenzulernen, Fahrgemeinschaften zu organisieren und Fragen zu stellen.
  • Erinnerungs-E-Mails: Du kannst gegebenenfalls eine Woche vor dem Turnier ein Erinnerungs-E-Mails an die Teilnehmer senden, um sie daran zu erinnern, dass das Turnier bevorsteht. Diese E-Mails sollten wichtige Termine, Anweisungen zur Anreise, Links zu weiteren Informationen und eventuelle letzte Änderungen enthalten. Hier kannst du auch darum bitten, sich gegebenenfalls abzumelden.
  • Soziale Medien: Nutze soziale Medien, um die Teilnehmer über aktuelle Informationen zum Turnier auf dem Laufenden zu halten (bspw. über WhatsApp oder We.network). Ermögliche hier auch den Austausch der Teilnehmer untereinander, bspw. für Mitfahrgelegenheiten, Übernachten, ...

D. Check-in und die Registrierung vor Ort

Indem du einen gut organisierten und effizienten Registrierungsprozess vor Ort sicherstellst, trägst du dazu bei, dass das Turnier reibungslos abläuft und die Teilnehmer sich willkommen und gut betreut fühlen.

  • Bereitstellung von Registrierungstischen: Richte einen oder mehrere Registrierungstische ein, insbesondere wenn viele Teilnehmer erwartet werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Stelle sicher, dass ausreichend Platz vorhanden ist, um eine mögliche Warteschlange zu bewältigen.
  • Express-Registrierung: Biete eine Express-Registrierung für Spieler an, die ihre Anmeldegebühr im Voraus bezahlt haben und deren Spielerkarte aktuell ist. Dies ermöglicht es registrierten Teilnehmern, schnell und unkompliziert einzuchecken, ohne sich erneut anzumelden.
  • Checkliste für die Registrierung: Erstelle eine Checkliste mit allen erforderlichen Dokumenten und Informationen, die die Teilnehmer bei der Registrierung vorlegen müssen. Dazu gehören normalerweise Name, Mitgliedschaftsstatus, Kontaktdaten und gegebenenfalls die Zahlungsbestätigung der Anmeldegebühr.
  • Registrierungsformulare: Stelle gedruckte Registrierungsformulare bereit, falls Teilnehmer vor Ort noch keine ausgefüllten Formulare eingereicht haben. Diese Formulare sollten alle erforderlichen Informationen enthalten und leicht verständlich sein.
  • Namensschilder: Gib den registrierten Teilnehmern Namensschilder aus, damit sie während des Turniers leicht identifiziert werden können. Dies erleichtert auch die Kommunikation und den Austausch unter den Teilnehmern.
  • Informationen und Willkommensgruß: Begrüße die Teilnehmer persönlich und überreiche ihnen bei der Registrierung wichtige Informationen zum Turnierablauf, zum Veranstaltungsort, zu den Spielregeln und zu den verfügbaren Einrichtungen.
  • Hilfe und Unterstützung: Stelle sicher, dass während des Registrierungsprozesses ausreichend Personal vorhanden ist, um Fragen zu beantworten und Unterstützung zu leisten. Dies kann dazu beitragen, den Prozess reibungslos und effizient zu gestalten.
  • Zeitplan für Registrierung: Kommuniziere klar den Zeitplan für die Registrierung vor Ort, einschließlich der Öffnungszeiten des Registrierungstisches und eventueller Fristen für die Registrierung vor Beginn des Turniers und Fristen für das An- und Abmelden zu einzelnen Runden.



Karlsruher Go-Turnierhandbuch

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