Karlsruher Go-Turnierhandbuch

Das Karlsruher Go-Turnierhandbuch ist eine (noch unvollständige) Sammlung von Dokumenten, um die Organisation von Gospiel-Events zu erleichtern.

IV. Turnierorganisation im Detail

A. Auswahl und Buchung der Veranstaltungsorte

Bei der Auswahl und Buchung eines Veranstaltungsortes ist es ratsam, frühzeitig zu planen und verschiedene Optionen zu prüfen, um sicherzustellen, dass der ausgewählte Ort den Bedürfnissen und Anforderungen des Turniers entspricht.

Zugänglichkeit: Der Veranstaltungsort sollte für alle Teilnehmer gut erreichbar sein, idealerweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln und ausreichend Parkmöglichkeiten in der Nähe.
Raumgröße: Der Spielsaal (oder die Spielsäle) sollten etwa 4 Quadratmeter pro Spieler umfassen, um ausreichend Platz für die Spielflächen und Bewegungsfreiheit zu bieten. Zusätzlich empfiehlt sich ein separater Raum für Nachbesprechungen und ein Bereich für Eltern, insbesondere wenn Kinder am Turnier teilnehmen.
Ausstattung: Der Veranstaltungsort sollte über die notwendige technische Ausstattung verfügen, wie z. B. Stromanschlüsse für elektronische Geräte, WLAN-Zugang für Live-Übertragungen oder Online-Partien, und ausreichend Beleuchtung für die Spielflächen.
Ruhe und Konzentration: Es ist wichtig, dass der Veranstaltungsort eine ruhige und konzentrierte Atmosphäre bietet, damit die Spieler sich auf ihre Partien konzentrieren können. Dies bedeutet, dass der Raum möglichst frei von störenden Geräuschen und Ablenkungen sein sollte.
Verpflegungsmöglichkeiten: Idealerweise kann der Veranstalter am Turnierort Getränke und Essen verkaufen, um die Teilnehmer während des Turniers zu versorgen. Zusätzlich sollten die Spieler die Möglichkeit haben, eigenes Essen und Getränke mitzubringen, sei es aus Kostengründen oder aufgrund spezieller Diäten.
Barrierefreiheit: Der Veranstaltungsort sollte barrierefrei sein, um allen Teilnehmern die uneingeschränkte Teilnahme am Turnier zu ermöglichen, unabhängig von körperlichen Einschränkungen oder Mobilitätsproblemen.
Zeitplanung: Die Buchung eines Veranstaltungsortes erfordert eine langfristige Planung. Ein Vorlauf von bis zu einem Jahr kann erforderlich sein, um einen geeigneten Raum zu finden und zu reservieren. Es ist ratsam, einen Raum, der sich bewährt hat, direkt für das kommende Jahr wieder zu buchen, um den Vorbereitungsaufwand für zukünftige Turniere zu reduzieren.
Kosten: Die Kosten für die Buchung des Veranstaltungsortes sollten in das Budget des Turniers passen. Es ist wichtig, die Kosten im Voraus zu klären und sicherzustellen, dass alle Gebühren und Bedingungen verstanden werden, bevor eine Buchung vorgenommen wird.

B. Zeitplanung und Zeitmanagement während des Turniers

Ein effektives Zeitmanagement während des Turniers ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf und deine Zufriedenheit als Veranstalter. Durch eine sorgfältige Planung und Überwachung des Zeitplans kannst du sicherstellen, dass das Turnier erfolgreich und ohne größere Probleme verläuft.

Vor-Turnier-Vorbereitung: Plane im Voraus und erstelle einen detaillierten Zeitplan für den Tag des Turniers. Berücksichtige dabei den Aufbau der Spielsäle, die Registrierung der Spieler, die Verfügbarkeit von Verpflegung und Getränken sowie mögliche Pausen oder Zwischenzeiten.
Registrierung und Ankunft der Spieler: Stelle sicher, dass die Registrierung der Spieler reibungslos verläuft und ausreichend Zeit für die Ankunft und Orientierung der Teilnehmer eingeplant ist.
Turnierdurchführung: Halte dich an den vorher festgelegten Zeitplan und achte darauf, dass die Partien pünktlich beginnen und enden. Überwache den Fortschritt des Turniers und treffe gegebenenfalls Anpassungen, um Verzögerungen zu vermeiden.
Pausen und Erholungszeiten: Plane kurze Pausen zwischen den Runden ein, damit sich die Spieler erholen und entspannen können. Stelle sicher, dass ausreichend Zeit für Mahlzeiten und Getränkepausen vorgesehen ist, um die Energie der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.
Kommunikation mit den Teilnehmern: Informiere die Spieler rechtzeitig über Änderungen im Zeitplan oder andere relevante Informationen. Neben Aushängen aus Papier können auch digitale Beschilderungen (Digital Signage) und ein Kanal in einem sozialen Netzwerk - bspw. dem deutschen We.network - helfen. Stelle sicher, dass die Teilnehmer jederzeit wissen, was als nächstes passiert und wie viel Zeit für ihre Partien verbleibt. Zusätzlich gibt es Beispiele für Zeitpläne im Anhang.
Flexibilität: Behalte einen gewissen Spielraum im Zeitplan bei, um unvorhergesehene Ereignisse oder längere Partien zu berücksichtigen. Sei bereit, den Zeitplan bei Bedarf anzupassen, um einen reibungslosen Ablauf des Turniers zu gewährleisten.
Abschluss und Auswertung: Beende das Turnier rechtzeitig und plane ausreichend Zeit für die Auswertung der Ergebnisse und die Preisverleihung ein. Sorge dafür, dass die Spieler genügend Zeit haben, um sich nach dem Turnier zu verabschieden und den Veranstaltungsort zu verlassen.

C. Bereitstellung von Spielmaterialien und Ausstattung

Spielmaterialien: Stelle ausreichend Go-Bretter, Go-Steine und digitale Uhren für alle Teilnehmer bereit. Überprüfe vor dem Turnierbeginn die Qualität und Vollständigkeit des Spielmaterials, um sicherzustellen, dass alles in einwandfreiem Zustand ist. Denke auch daran, Spielmaterial für Nachbesprechungen einzuplanen, wie z.B. Tafeln und Marker. Organisatoren, die nicht genügend Spielmaterial haben, können sich in Südwestdeutschland an den Badischen Go-Verein und deutschlandweit an den jeweiligen Go-Landesverband wenden. Digitale Uhren können auch bei Schach-Vereinen oder Schach-Händlern gegen geringe Gebühr geliehen werden.
Uhren: Verwende für Turniere geeignete digitale Uhren wie die DGT-2010 oder DGT-2500, um die Bedenkzeit der Spieler zu messen. Stelle sicher, dass die Uhren korrekt eingestellt sind und während des gesamten Turniers zuverlässig funktionieren. Es ist wichtig sicherzustellen, dass eine Anleitung zum Stellen der Uhren vorhanden ist. Im Anhang werden Anleitungen bereitgestellt. Zusätzlich sollten Reserve-Batterien und Reserve-Uhren verfügbar sein, um im Falle von Problemen schnell reagieren zu können.
Schreibmaterial: Biete den Spielern Schreibmaterial wie Partieformulare (Kifu) und Stifte an, damit sie während des Spiels Notizen machen können. Dies kann hilfreich sein, um sich an wichtige Positionen zu erinnern oder Strategien festzuhalten.
Turnierbücher und Regelwerke: Stelle den Spielern bei Bedarf Turnierbücher und Regelwerke zur Verfügung, damit sie sich über die spezifischen Regeln und Abläufe des Turniers informieren können. Dies ist besonders wichtig für Spieler, die zum ersten Mal an einem Go-Turnier teilnehmen. Im Anhang werden zusätzliche Informationen und Ressourcen bereitgestellt, einschließlich weiterführender Regelwerke und Referenzen. Für eine umfassendere Liste von Go-Literatur verweisen wir auf die bereitgestellte Literaturliste.
Erste-Hilfe-Ausrüstung: Halte eine Erste-Hilfe-Ausrüstung bereit, um im Notfall medizinische Unterstützung leisten zu können. Informiere das Personal über den Standort der Erste-Hilfe-Ausrüstung und sorge dafür, dass diese leicht zugänglich ist.
Beschilderung und Hinweise: Platziere deutlich sichtbare Schilder und Hinweise, um die Spieler zu wichtigen Bereichen wie Registrierungsschalter, Spielsäle, Toiletten und Verpflegungsbereiche zu leiten.
Abfallentsorgung: Stelle Müllbehälter bereit und bitte die Teilnehmer, ihren Müll ordnungsgemäß zu entsorgen, um die Sauberkeit des Veranstaltungsortes zu gewährleisten.

D. Sicherheit und Notfallplanung

Diese Punkte decken die wichtigsten Aspekte der Sicherheit und Notfallplanung für ein Go-Turnier ab. Je nach den spezifischen Gegebenheiten des Veranstaltungsortes und der örtlichen Vorschriften können weitere Maßnahmen erforderlich sein.

Sicherheitsüberprüfung des Veranstaltungsortes: Führe vor dem Turnier eine gründliche Sicherheitsüberprüfung des Veranstaltungsortes durch, um potenzielle Risiken zu identifizieren. Achte besonders auf Notausgänge, Feuermelder, Feuerlöscher und andere Sicherheitseinrichtungen.
Erste-Hilfe-Vorkehrungen: Stelle sicher, dass am Veranstaltungsort eine Erste-Hilfe-Ausrüstung verfügbar ist und dass ausgebildetes Personal für medizinische Notfälle bereitsteht. Weise das Personal darauf hin, wie sie im Notfall reagieren sollen, und informiere die Teilnehmer über den Standort der Erste-Hilfe-Ausrüstung.
Evakuierungsplan: Entwickle einen Evakuierungsplan für den Veranstaltungsort und weise das Personal und die Teilnehmer darauf hin, wie sie im Falle einer Evakuierung vorgehen sollen. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer wissen, wo sich die Notausgänge befinden und wie sie diese im Notfall nutzen können.
Kommunikation im Notfall: Lege fest, wie im Notfall kommuniziert wird und wer für die Koordination von Rettungsmaßnahmen verantwortlich ist. Bereite eine Liste mit wichtigen Kontaktdaten vor, einschließlich der örtlichen Rettungsdienste und der Turnierleitung.
Wetterbedingungen: Beachte die Wetterbedingungen, insbesondere bei Outdoor-Veranstaltungen, und plane entsprechende Maßnahmen für den Umgang mit extremen Wetterereignissen wie Hitze, Regen oder Sturm.
Notfallkontakt für Teilnehmer: Erhebe im Voraus Notfallkontakte für alle Teilnehmer und informiere sie darüber, wen sie im Notfall kontaktieren können. Stelle sicher, dass die Notfallkontakte vertraulich behandelt und nur im Ernstfall verwendet werden.
Überprüfung des Versicherungsschutzes: Überprüfe den Versicherungsschutz für das Turnier, einschließlich Veranstaltungshaftpflichtversicherung und Unfallversicherung für Teilnehmer und Organisatoren. Stelle sicher, dass alle notwendigen Versicherungen vorhanden sind und im Falle eines Vorfalls wirksam sind.

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