DGoB/Ordnung Auslagenerstattung

Entwurf Ordnung Auslagenerstattung

 Dieser Text im Go361-Wiki ist kein offizielles Dokument es DGoB e.V., es dient der Entwicklung eines Antrags an oder ein Dokument für den deutschen Gospiel-Nationalverband.

Antragsteller

Vorstand

Antragsmotivation

Der Deutscher Go-Bund e. V. hat bisher keine Ordnung zur Auslagenerstattung, diese Ordnung soll die Spesenabrechnung transparenter machen.

Ordnung für die Auslagenerstattung

für ehrenamtliche Mitwirkende im Deutschen Go-Bund e. V. vom 9. März 2023

Werden Ausgaben nicht direkt vom Schatzmeister bezahlt, können Auslagen nach folgenden Grundsätzen erstattet werden:

1. Allgemeine Bestimmungen
   1. Für alle Auslagen gelten die Grundsätze der Sparsamkeit und der Wirtschaftlichkeit.
   2. Die im Folgenden aufgeführten Sätze sind Höchstbeträge; sie müssen in der Abrechnung nicht ausgeschöpft werden.
   3. Voraussetzung für die Erstattung der Auslagen ist eine Deckung im Haushalt.
   4. Reisekosten sind innerhalb von vier Wochen abzurechnen. Sonstige Auslagen sind umgehend abzurechnen, wobei Kleinbeträge bis zu einer Gesamtsumme von 50 € gesammelt werden können, aber spätestens zu Jahresende abzurechnen sind. Ausschlusstermin für die Abrechnung von Auslagen eines Geschäftsjahres ist der 31. Dezember des laufenden Jahres; danach geltend gemachte Auslagenabrechnungen werden nur nach Genehmigung durch den Vorstand erstattet.
2. Auslagen für Reisen
   1. Allgemeines

      Reisen sind grundsätzlich so sparsam wie möglich durchzuführen; das gilt insbesondere für die Dauer, das Beförderungsmittel, die Unterbringung sowie die Nebenkosten. Höhere Kosten, die sich beispielsweise aus organisatorischen Gründen ergeben, sind zubegründen.

   2. Genehmigung von Reisen

      Reisen zur Erledigung von Aufgaben für den DGoB sind schriftlich (Brief oder E-Mail) anzuordnen oder müssen für die Vertreter der Vereinsorgane vom Schatzmeister genehmigt worden sein.

   3. Fahrkosten
      1. Fahrkosten werden grundsätzlich in Höhe der Bahnkosten (2. Klasse BahnCard 50 einschließlich Zuschläge) oder für die Nutzung des privaten PKWs erstattet. Mögliche Ermäßigungen sind zu nutzen.
      2. Bei Benutzung des privaten PKWs werden 0,30 € je gefahrenen Kilometer gezahlt. Hier gilt eine Abrechnungsobergrenze in Höhe von 180 € (inkl. Nebenkosten). In begründeten Fällen kann der Vorstand Sondergenehmigungen aussprechen, die im Voraus beantragt werden müssen. Jeder gefahrene Kilometer oberhalb der 600 km-Grenze wird dann mit 0,12 € vergütet.

         Begründete Fälle:

         • ab einer Schwerbehinderung 80% mit Merkzeichen G
         • Transport von schweren oder unhandlichen Materialien für den DGoB
         • Fahrgemeinschaften, die die Kosten für den DGoB reduzieren
         • oder in Ausnahmefällen, die eine Fahrt mit dem PKW unabdingbar machen.
      3. Für die Benutzung anderer Verkehrsmittel kann die jeweils kostengünstigste Klasse abgerechnet werden.
   4. Tagegelder

      Als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung werden Tagegelder gezahlt, deren Höhe sich nach § 4 des Einkommensteuergesetzes richtet. Diese betragen pauschal 24 € für 24 Stunden je Kalendertag. Und 12 € wenn es mindestens 8 und weniger als 24 Stunden an einem Kalendertag sind.

      Das Tagegeld ist zu kürzen, wenn unentgeltlich Verpflegung bereit gestellt wird. Die Kürzungen betragen für das Frühstück 20 % und für das Mittag- und Abendessen je 40 % des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag. Der Kürzungsbetrag errechnet sich immer, also auch bei einem Teiltagegeld, vom vollen Tagegeldsatz, darf das Teiltagegeld jedoch nichtüberschreiten.

   5. Übernachtungsgelder

      Das pauschale Übernachtungsgeld beträgt 20 € je Übernachtung. Notwendige höhere Übernachtungskosten werden gegen Beleg erstattet. Soweit die Übernachtungskosten einschl. Frühstück pro Nacht 100 € übersteigen, ist die vorherige Zustimmung des Vorstandes einzuholen.

   6. Nebenkosten

      Notwendige Nebenkosten (z.B. Straßenbahnkosten) werden erstattet; sie sind nachzuweisen und ggf. zu begründen und zu belegen, soweit die einzelne Ausgabe 10 € überschreitet. Notwendige Taxifahrten sind auf jeden Fall zu belegen.

   7. Kosten bei Auslandsreisen

      Auslandstage- und Übernachtungsgelder werden in Anlehnung an die Auslandsreisekostenverordnung des Bundes erstattet.

   8. Inkrafttreten

      Diese Ordnung wurde am 9 Mai 2023 vom Vorstand beschlossen und tritt ab dem 10. Mai 2023 in Kraft.